سال مالی و بستن سال

آخرین به‌روزرسانی: مهر ۱۴۰۵ · نسخه ۳ حساب بان

سال مالی بازه‌ای است که اسنادت در آن ثبت می‌شود؛ معمولاً از اول فروردین تا آخر اسفند. وقتی سال تمام شد، سال جاری را می‌بندی تا سال تازه‌ای شروع شود و مانده حساب مشتری‌ها و موجودی کالاها خودکار به سال جدید برود.

سال مالی یعنی چه؟

اولین سال مالی را موقع ساخت فروشگاه تعیین کرده‌ای. از آن به بعد، فاکتورها و چک‌ها در سال مالی فعال ثبت می‌شوند و تاریخ هر سند باید داخل بازه همان سال باشد. اگر تاریخ سند بیرون از این بازه باشد، برنامه پیام تاریخ سند باید داخل بازه سال مالی باشد را نشان می‌دهد.

اسم سال مالی‌ای که الان می‌بینی، بالای منوی کناری کنار اطلاعات پروفایلت نوشته شده است.

صفحه فروشگاه و سال‌های مالی

منوی کناری را باز کن و فروشگاه را بزن (یا روی اسم سال مالی بالای منو بزن). این صفحه سه بخش دارد:

• کارت فروشگاه: اسم، نوع و آدرس فروشگاه. با ویرایش فروشگاه می‌توانی آن‌ها را عوض کنی.
• سال مالی: کارت سال فعال با برچسب فعال، بازه تاریخش و دکمه بستن سال و شروع سال بعد.
• سال‌های قبلی: سال‌هایی که بسته شده‌اند، با وضعیت بسته یا بایگانی شده و دکمه‌های مشاهده، ویرایش نام و بایگانی.

• ویرایش نام: فقط اسم سال قابل تغییر است؛ تاریخ شروع و پایان ثابت می‌ماند.
• بایگانی: فقط برای سال‌های بسته است. بعد از تأیید، وضعیت سال «بایگانی شده» می‌شود و دیگر فعال نمی‌شود، ولی هنوز می‌توانی اسنادش را ببینی.

اگر هیچ سال فعالی نباشد، به جای کارت سال فعال پیام سال مالی فعالی نیست را می‌بینی. تا وقتی سال فعال نباشد، ثبت فاکتور و چک ممکن نیست؛ ایجاد سال مالی را بزن و بازه سال جدید را تعیین کن.

دیدن اسناد سال قبل

در بخش سال‌های قبلی، کنار سال دلخواه مشاهده را بزن. از این به بعد، فاکتورها، چک‌ها و گزارش‌های همان سال را می‌بینی.

تا وقتی در سال قبل هستی، بالای صفحه نوار مشاهده {نام سال}. ثبت سند ممکن نیست. دیده می‌شود. برای برگشتن به سال جاری، دکمه سال فعال را در همین نوار بزن.

بستن سال و شروع سال بعد

۱. پشتیبان بگیر

از تنظیمات › پشتیبان گیری و بازیابی اطلاعات یک پشتیبان بگیر و یک نسخه‌اش را بیرون از گوشی نگه دار. راهنمای پشتیبان‌گیری و بازیابی را ببین.

۲. باز کردن صفحه بستن سال

در صفحه فروشگاه، روی کارت سال فعال دکمه بستن سال و شروع سال بعد را بزن. صفحه بستن سال مالی باز می‌شود و بالای آن نوشته تا کی سال جاری باز است و سال جدید از چه روزی باید شروع شود.

۳. مشخصات سال جدید

• نام سال مالی جدید: برنامه خودش اسمی مثل ۱۴۰۶-۱۴۰۷ پیشنهاد می‌دهد؛ اگر خواستی عوضش کن.
• تاریخ شروع: به طور پیش‌فرض روز بعد از پایان سال جاری است. زودتر از آن را نمی‌شود انتخاب کرد، چون دو سال نباید روی هم بیفتند.
• تاریخ پایان: خودش یک سال بعد از تاریخ شروع تنظیم می‌شود و قابل تغییر است.

چون سال جدید از روز بعد از پایان سال جاری شروع می‌شود، این کار را وقتی انجام بده که سال جاری تمام شده و همه اسنادش ثبت شده است.

۴. ذخیره

دکمه ذخیره (دکمه گرد پایین صفحه) را بزن. برنامه یک بار دیگر می‌پرسد که سال جاری بسته شود و مانده حساب‌ها به سال جدید برود یا نه؛ اگر مطمئنی تایید را بزن. پیام سال جاری بسته شد و سال جدید فعال است. را می‌بینی و از این لحظه اسناد جدید در سال تازه ثبت می‌شوند.

چه چیزهایی به سال جدید می‌رود؟

درباره معنی مانده و بدهکار و بستانکار، راهنمای بدهکار و بستانکار را ببین.

اشتباه‌های رایج

• بستن سال بدون پشتیبان: سال بسته‌شده دوباره باز نمی‌شود و پنجره تأییدی هم در کار نیست. اول پشتیبان بگیر.
• بستن سال قبل از تمام شدن آن: سال جدید فقط از روز بعد از پایان سال جاری شروع می‌شود. صبر کن سال تمام شود و اسناد آخر سال را ثبت کن.
• تاریخ اشتباه برای سال جدید: بعداً فقط اسم سال قابل ویرایش است، نه تاریخ‌هایش. قبل از ذخیره، تاریخ شروع و پایان را دوباره نگاه کن.
• ثبت سند وقتی در سال قبل هستی: در سال‌های قبلی ثبت سند ممکن نیست. اول سال فعال را بزن.
• تاریخ سند بیرون از سال: تاریخ هر فاکتور و چک باید داخل بازه سال فعال باشد.