حساب بان
بدهکار و بستانکار یعنی چه؟
آخرین به‌روزرسانی: مهر ۱۴۰۵ · نسخه ۳ حساب بان
بدهکار و بستانکار دو کلمه‌اند که در هر دفتر حسابی می‌بینی و فقط یک سؤال را جواب می‌دهند: «الان چه کسی به چه کسی پول بدهکار است؟» در این راهنما با چند مثال ساده از مغازه یاد می‌گیری این دو کلمه را درست بخوانی.
از دید تو، صاحب مغازه
در حساب بان همه‌چیز از دید تو نوشته می‌شود؛ یعنی کسی که برنامه را دارد و مغازه مال اوست:
| کلمه | یعنی | مثال |
|---|---|---|
| بدهکار | مشتری به تو پول بدهکار است؛ تو از او طلب داری. | علی نسیه خرید کرده و هنوز پولش را نداده. |
| بستانکار | تو به آن شخص پول بدهکاری؛ او از تو طلب دارد. | از پخش‌کننده جنس نسیه خریده‌ای و هنوز پولش را نداده‌ای. |
در حساب بان هر کسی که با او معامله می‌کنی «مشتری» است؛ چه از تو بخرد، چه به تو بفروشد. برای همین پخش‌کننده‌ای که از او جنس می‌خری هم یک مشتری است و حسابش می‌تواند بستانکار باشد.
نقد و نسیه
فرض کن علی ۵۰۰٬۰۰۰ تومان جنس می‌خرد:
- فروش نقد: فاکتور فروش ۵۰۰٬۰۰۰ تومان علی را بدهکار می‌کند و همان لحظه ۵۰۰٬۰۰۰ تومان پول می‌دهد که همان مقدار او را بستانکار می‌کند. نتیجه: حسابش صاف است (صفر).
- فروش نسیه: فاکتور فروش را ثبت می‌کنی ولی پولی نمی‌گیری. نتیجه: علی ۵۰۰٬۰۰۰ تومان بدهکار می‌ماند.
- چند روز بعد علی ۲۰۰٬۰۰۰ تومان می‌آورد و تو آن را به صورت وجه ثبت می‌کنی. حالا ۳۰۰٬۰۰۰ تومان بدهکار است.
پس هر سندی یا حساب مشتری را به سمت بدهکار می‌برد یا به سمت بستانکار. مانده نهایی، حاصل همه این رفت‌وبرگشت‌هاست.
هر سند حساب مشتری را به کدام طرف می‌برد؟
«به سمت بدهکار» یعنی یا بدهی آن شخص به تو زیاد می‌شود، یا طلبش از تو کم می‌شود. «به سمت بستانکار» برعکس است.
| سند | مثال | اثر روی حساب طرف مقابل |
|---|---|---|
| فاکتور فروش یا خرده فروشی | علی ۵۰۰٬۰۰۰ تومان جنس برد. | به سمت بدهکار |
| برگشت از فروش | علی یک جنس ۱۰۰٬۰۰۰ تومانی را پس آورد. | به سمت بستانکار |
| فاکتور خرید | از پخش‌کننده ۲٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان جنس خریدی. | به سمت بستانکار |
| برگشت از خرید | جنس معیوب را به پخش‌کننده پس دادی. | به سمت بدهکار |
| پیش فاکتور | برای علی قیمت دادی ولی هنوز نخریده. | بدون اثر |
| دریافت نقدی یا دریافتی | علی ۲۰۰٬۰۰۰ تومان نقد یا کارت‌به‌کارت داد. | به سمت بستانکار |
| پرداخت نقدی یا پرداختی | به پخش‌کننده ۱٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان دادی. | به سمت بدهکار |
| چک دریافتی (روز ثبت) | علی یک چک داد. | به سمت بستانکار |
| چک پرداختی (روز ثبت) | برای پخش‌کننده چک نوشتی. | به سمت بدهکار |
| چک برگشتی یا عودت شده | چک علی برگشت خورد. | اثر همان چک برمی‌گردد و بدهی دوباره سر جایش می‌آید. |
چک همان روزی که ثبتش می‌کنی روی حساب مشتری اثر می‌گذارد، نه روز وصول. روز وصول یا پاس شدن فقط پول وارد صندوق و بانکت می‌شود یا از آن بیرون می‌رود. جزئیاتش در راهنمای چک است.
مانده اولیه
وقتی تازه شروع به استفاده از حساب بان کرده‌ای، احتمالاً بعضی مشتری‌ها از قبل حساب باز داشته‌اند؛ مثلاً در دفترت نوشته‌ای علی ۱٬۲۰۰٬۰۰۰ تومان بدهکار است. موقع تعریف یا ویرایش مشتری:
- در مانده حساب اولیه: مبلغ را بنویس؛ اینجا ۱٬۲۰۰٬۰۰۰.
- در ماهیت حساب: بدهکار را انتخاب کن. اگر تو به او بدهکار بودی، بستانکار را انتخاب کن.
این مبلغ در اول صورت‌حساب مشتری با شرح مانده اولیه می‌آید. وقتی به سال مالی بعد بروی، حساب سال قبل در اول صورت‌حساب با شرح مانده از سال قبل می‌آید.
در برنامه کجا می‌بینمش؟
- لیست مشتری‌ها: در صفحه اصلی، تب مشتری دو بخش دارد: بدهکاران (کسانی که به تو بدهکارند) و بستانکاران (کسانی که تو به آن‌ها بدهکاری). مشتری‌ای که حسابش صاف است (صفر) در بستانکاران دیده می‌شود.
- پنجره مشتری: با زدن روی هر مشتری، ماهیت مشتری: (بدهکار یا بستانکار) و مانده حساب: را می‌بینی.
- صورت‌حساب: پایین صفحه صورت‌حساب نوشته شده مانده (بدهکار): یا مانده (بستانکار):. ردیف‌های قرمز بدهکار و ردیف‌های سبز بستانکارند.
- فاکتور چاپی: برای مشتری‌هایی که اسمشان ثبت شده، مانده حساب روی فاکتور هم چاپ می‌شود.
اشتباه‌های رایج
- ماهیت مانده اولیه را برعکس زده‌ای: اگر علی به تو بدهکار بوده و «بستانکار» انتخاب کنی، برنامه فکر می‌کند تو به او بدهکاری. مشتری را ویرایش کن و ماهیت حساب را درست کن.
- فکر می‌کنی بستانکار یعنی خوب: بستانکار بودن مشتری یعنی تو به او پول بدهکاری. برای طلب‌هایت باید لیست بدهکاران را نگاه کنی.
- فروش نسیه بدون اسم مشتری: اگر نسیه می‌فروشی، حتماً فاکتور را به نام یک مشتری ثبت کن تا بدهی‌اش در لیست بدهکاران بماند.