حساب بان
ثبت و پیگیری چک
آخرین به‌روزرسانی: مهر ۱۴۰۵ · نسخه ۳ حساب بان
چک یعنی پولی که امروز قولش داده شده ولی در تاریخ سررسید پرداخت می‌شود. حساب بان چک‌هایی را که از مشتری می‌گیری و چک‌هایی را که خودت می‌نویسی نگه می‌دارد، روز سررسید یادت می‌اندازد و کمک می‌کند بدانی هر چک الان کجاست.
ثبت چک جدید
۱. باز کردن فرم چک
در صفحه اصلی دکمه + را بزن و افزودن چک را انتخاب کن. راه دیگر: تب چک را در صفحه اصلی باز کن، دریافتی یا پرداختی را بزن و در لیست، دکمه + را بزن.
۲. چه کسی چک را نوشته؟
در فرم ورود چک، از صادر کننده چک: یکی را انتخاب کن:
- مشتری: چک را از مشتری گرفته‌ای (چک دریافتی). در صادر کننده: مشتری را انتخاب کن و در نام بانک: بانکی را که روی چک نوشته شده.
- خودم: چک را خودت نوشته‌ای و به کسی داده‌ای (چک پرداختی). در گیرنده: آن شخص را انتخاب کن و در از حساب بانکی: حساب خودت را که چک مال آن است.
«مشتری متفرقه» برای چک قابل انتخاب نیست؛ چک باید به نام یک شخص مشخص باشد.
۳. مشخصات چک
- شماره چک: شماره روی برگه چک.
- مبلغ چک: مبلغی که روی چک نوشته شده.
- انتخاب تاریخ تحویل: روزی که چک دست به دست شد. پیش‌فرض امروز است.
- انتخاب تاریخ سررسید: تاریخ روی چک. اجباری است و یادآور بر اساس همین تاریخ کار می‌کند.
دکمه ذخیره را بزن تا پیام چک با موفقیت ثبت شد. را ببینی.
با ثبت چک چه می‌شود؟ حساب مشتری همان لحظه تغییر می‌کند: چک دریافتی از بدهی مشتری کم می‌کند و چک پرداختی از طلب طرف مقابل. ولی تا چک وصول یا پاس نشود، پولی وارد صندوق یا حساب بانکی‌ات نمی‌شود و از آن هم بیرون نمی‌رود.
اگر چک را بابت یک فاکتور گرفته‌ای، می‌توانی آن را هنگام ثبت فاکتور با افزودن چک به فاکتور هم ثبت کنی.
وضعیت‌های چک
هر چک یک وضعیت دارد که در لیست چک‌ها کنارش نوشته شده است:
| چک دریافتی | چک پرداختی | یعنی چه |
|---|---|---|
| نزد صندوق | در انتظار پاس شدن | چک ثبت شده و هنوز تکلیفش روشن نیست. |
| نزد بانک | — | چک را به بانک سپرده‌ای تا برایت وصول کند. |
| وصول شده | پاس شده | پول چک واقعاً جابه‌جا شد. |
| خرج شده | — | چک مشتری را به شخص دیگری داده‌ای. |
| برگشتی | برگشتی | چک پاس نشد و برگشت خورد. |
| عودت شده | عودت شده | چک به صاحبش پس داده شد. |
وضعیت‌های وصول شده، پاس شده، برگشتی و عودت شده پایانی‌اند و دیگر عوض نمی‌شوند. اگر بخواهی تغییرشان بدهی، پیام وضعیت این چک دیگر قابل تغییر نیست. را می‌بینی.
تغییر وضعیت چک
۱. انتخاب چک
در تب چک، لیست دریافتی یا پرداختی را باز کن. فیلتر تاریخ بالای این لیست بر اساس تاریخ سررسید کار می‌کند. روی چک بزن و تعیین وضعیت را انتخاب کن.
۲. وضعیت جدید و تاریخ
در پنجره تغییر وضعیت چک، از وضعیت جدید: یکی از گزینه‌ها را بزن و تاریخش را انتخاب کن (مثلاً تاریخ وصول یا تاریخ برگشت). فقط وضعیت‌هایی را می‌بینی که از وضعیت فعلی مجاز است:
- چک دریافتی نزد صندوق: وصول شده، نزد بانک، برگشتی، عودت شده.
- چک دریافتی نزد بانک: وصول شده یا برگشتی.
- چک خرج شده: فقط برگشتی.
- چک پرداختی در انتظار پاس شدن: پاس شده، برگشتی، عودت شده.
بعد از ثبت، پیامی مثل وضعیت چک «وصول شده» ثبت شد. می‌بینی.
۳. هر وضعیت چه اثری دارد؟
- نزد بانک: در واگذار به حساب: حسابی را که چک را به آن سپردی انتخاب کن. هنوز پولی جابه‌جا نمی‌شود.
- وصول شده: در واریز به: انتخاب کن پول به صندوق رفت یا حساب بانکی. پول وارد همان صندوق یا حساب می‌شود. اگر چک نزد بانک بود، پول به همان حسابی می‌رود که چک را به آن سپرده بودی.
- پاس شده: پول از حساب بانکی‌ای که چک مال آن است کم می‌شود. اگر حساب چک مشخص نباشد، در پاس شده از حساب: انتخابش کن.
- برگشتی و عودت شده: اثر چک روی حساب طرف مقابل برمی‌گردد؛ یعنی بدهی یا طلبی که با این چک صاف شده بود، دوباره سر جایش می‌آید. پولی جابه‌جا نمی‌شود.
با وصول یا پاس شدن، حساب مشتری دیگر تغییر نمی‌کند؛ چون همان روزی که چک را ثبت کردی، حسابش به‌روز شده بود. مثلاً علی ۲٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان بدهکار بود و یک چک ۲٬۰۰۰٬۰۰۰ تومانی داد: از همان روز حسابش صاف است و روز وصول فقط پول به صندوق یا بانکت می‌آید.
خرج کردن چک دریافتی
گاهی چکی را که از مشتری گرفته‌ای به جای پول نقد به شخص دیگری می‌دهی؛ مثلاً به پخش‌کننده‌ای که از او جنس خریده‌ای. این کار فقط برای چک دریافتی نزد صندوق ممکن است:
- روی چک بزن و خرج کردن را انتخاب کن.
- در پنجره خرج کردن چک، در به چه کسی می‌دهید؟ شخص را انتخاب کن و تاریخ خرج کردن: را بگذار.
- ثبت کن تا پیام چک به {نام شخص} داده شد. را ببینی. وضعیت چک خرج شده می‌شود.
چک را نمی‌توانی به همان کسی که صادرش کرده خرج کنی. اگر می‌خواهی چک را به صاحبش پس بدهی، وضعیتش را عودت شده کن.
یادآور سررسید
بعد از ثبت اولین چک، برنامه یک بار اجازه ارسال اعلان می‌خواهد؛ قبولش کن. از آن به بعد روز سررسید هر چک یک اعلان با عنوان سررسید چک می‌گیری. ساعت اعلان را از تنظیمات › زمان دریافت اعلان چک عوض کن (پیش‌فرض ساعت ۸ صبح است).
یادآور فقط برای چک‌هایی است که هنوز تکلیفشان روشن نیست (نزد صندوق یا در انتظار پاس شدن)؛ چکی که نزد بانک است اعلان ندارد.
با زدن روی اعلان، صفحه سررسید چک باز می‌شود: مبلغ، طرف حساب، برچسبی مثل امروز، فردا، «۳ روز دیگر» یا «۲ روز گذشته»، و تاریخ تحویل، بانک و شماره چک. با دکمه مشاهده در لیست چک‌های … مستقیم به لیست می‌روی تا وضعیتش را ثبت کنی.
ویرایش و حذف چک
تا وقتی چک نزد صندوق یا در انتظار پاس شدن است، روی آن بزن و ویرایش یا حذف چک را انتخاب کن. با حذف، پیام چک حذف شد. می‌آید و اثر چک از حساب طرف مقابل برمی‌گردد. بعد از اینکه وضعیت چک عوض شد، دیگر ویرایش و حذف نمی‌شود.
اگر چک به یک فاکتور وصل است، برای تغییرش از همین لیست چک‌ها اقدام کن، نه از صفحه ویرایش فاکتور.
اشتباه‌های رایج
- «خودم» و «مشتری» را جابه‌جا زده‌ای: چکی که مشتری داده را با «خودم» ثبت نکن؛ اثرش روی حساب مشتری برعکس می‌شود. اگر اشتباه شد، تا وقتی وضعیتش عوض نشده حذفش کن و دوباره ثبت کن.
- وصول را ثبت نکرده‌ای: اگر پول چک آمد ولی وضعیتش را وصول شده نکنی، موجودی صندوق یا بانکت کمتر از واقعیت نشان داده می‌شود.
- چک برگشتی را حذف کرده‌ای: چک برگشت‌خورده را حذف نکن؛ وضعیتش را برگشتی کن تا سابقه‌اش بماند و بدهی مشتری برگردد.
- چک را دوبار ثبت کرده‌ای: اگر چک را با «افزودن چک به فاکتور» ثبت کرده‌ای، دیگر از «افزودن چک» جدا ثبتش نکن.