حساب بان
صورتحساب مشتری
آخرین به‌روزرسانی: مهر ۱۴۰۵ · نسخه ۳ حساب بان
صورتحساب یعنی فهرست همه معامله‌هایی که با یک مشتری داشته‌ای و در آخر، اینکه الان او به تو بدهکار است یا تو به او. وقتی مشتری می‌پرسد «چقدر بدهکارم؟»، جوابش اینجاست و می‌توانی همان را برایش بفرستی.
باز کردن صورتحساب
۱. رفتن به لیست مشتری‌ها
در صفحه اصلی تب مشتری را باز کن و بدهکاران یا بستانکاران را بزن؛ بسته به اینکه مشتری الان در کدام دسته است.
۲. انتخاب مشتری
روی اسم مشتری بزن. پنجره‌ای با مشخصاتش باز می‌شود؛ گزینه صورت حساب را انتخاب کن.
خواندن ردیف‌ها
عنوان صفحه، اسم همان مشتری است. هر ردیف یک سند است و این‌ها را نشان می‌دهد: شماره ردیف، تاریخ، شرح و مبلغ.
- مبلغ سبز: بستانکار؛ یعنی به نفع مشتری است، مثل پولی که داده یا جنسی که پس آورده.
- مبلغ قرمز: بدهکار؛ یعنی به بدهی مشتری اضافه کرده، مثل فاکتور فروش.
شرح هر ردیف می‌گوید سند چه بوده:
| شرح | یعنی چه |
|---|---|
| مانده اولیه | مبلغی که موقع تعریف مشتری در «مانده حساب اولیه» وارد کردی. |
| مانده از سال قبل | حسابی که از سال مالی قبل به امسال منتقل شده. |
| فاکتور فروش شماره ۱۲ | یک فاکتور؛ نوع و شماره‌اش در شرح آمده. |
| چک دریافتی شماره … | چکی که از مشتری گرفته‌ای یا به او داده‌ای. |
| دریافت نقدی، دریافتی، … | وجهی که ثبت کرده‌ای؛ اسم نوع وجه در شرح می‌آید. |
| برگشت چک شماره … / عودت چک شماره … | چکی که برگشت خورده یا پس داده شده. ردیف خود چک سر جایش می‌ماند و این ردیف، اثرش را برعکس می‌کند تا مانده درست شود. |
پیش فاکتور در صورتحساب نمی‌آید، چون روی حساب مشتری اثری ندارد.
اگر هنوز هیچ سندی برای مشتری ثبت نشده باشد، پیام هیچ سندی برای این صورتحساب ثبت نشده است را می‌بینی.
صورتحساب فیلتر تاریخ ندارد و همیشه اسناد سال مالی فعال را نشان می‌دهد. حساب سال‌های قبل در ردیف «مانده از سال قبل» خلاصه شده است.
مانده حساب
پایین صفحه نوشته شده مانده (بدهکار): یا مانده (بستانکار): و جلویش مبلغ:
- بدهکار (قرمز): مشتری این مبلغ را به تو بدهکار است.
- بستانکار (سبز): تو این مبلغ را به مشتری بدهکاری، یا حسابش صاف است (مانده صفر).
مثلاً اگر پایین صفحه علی نوشته باشد مانده (بدهکار): ۳۵۰٬۰۰۰ تومان، یعنی علی ۳۵۰٬۰۰۰ تومان به تو بدهکار است. برای اینکه این مفهوم را کامل بفهمی، راهنمای بدهکار و بستانکار را ببین.
چاپ و ارسال صورتحساب
۱. باز کردن پیش‌نمایش
بالای صفحه صورتحساب، آیکن چاپگر را بزن تا پیش‌نمایش صورتحساب باز شود.
۲. انتخاب اندازه صفحه
از منوی اندازه صفحه بالای پیش‌نمایش یکی را انتخاب کن: A5، A4 یا رول ۸۰ میلی‌متر (برای چاپگر حرارتی کنار صندوق).
۳. ارسال یا چاپ
- اشتراک‌گذاری: صورتحساب به شکل فایل PDF آماده می‌شود و می‌توانی آن را در واتساپ، تلگرام یا هر برنامه دیگری برای مشتری بفرستی یا روی گوشی ذخیره کنی.
- چاپ: صفحه چاپ گوشی باز می‌شود تا با چاپگر وصل‌شده چاپ کنی.
- بازگشت: به صفحه صورتحساب برمی‌گردی.
در فایل PDF که عنوانش صورتحساب مشتری است، جدولی با ستون‌های ردیف، تاریخ، شرح، بدهکار، بستانکار و مانده می‌آید و پایینش جمع بدهکار، جمع بستانکار و مانده حساب.
اگر همیشه با یک اندازه کاغذ چاپ می‌کنی، آن را از تنظیمات › فاکتور › اندازه صفحه گردش حساب مشتری پیش‌فرض کن.
اشتباه‌های رایج
- دنبال سال قبل می‌گردی: صورتحساب فقط سال مالی فعال را نشان می‌دهد. برای دیدن اسناد یک سال دیگر، اول آن سال مالی را فعال کن.
- مانده اولیه اشتباه است: اگر ردیف «مانده اولیه» درست نیست، مشتری را ویرایش کن و مانده حساب اولیه و ماهیت حساب را اصلاح کن.
- پول مشتری را ثبت نکرده‌ای: اگر مشتری پول داده ولی در صورتحساب نیست، احتمالاً وجه یا چکش ثبت نشده. از دریافت و پرداخت وجه ثبتش کن.