حساب بان
تعریف مشتری و طرف حساب
آخرین به‌روزرسانی: مهر ۱۴۰۵ · نسخه ۳ حساب بان
هر کسی که با او معامله می‌کنی، در حساب بان یک «مشتری» یا همان طرف حساب است؛ چه از تو جنس بخرد، چه تو از او جنس بخری. در این راهنما مشتری را تعریف می‌کنیم، حساب قبلی‌اش را وارد می‌کنیم و یاد می‌گیریم مانده‌اش را دنبال کنیم.
از کجا مشتری اضافه کنم؟
سه راه داری:
- در صفحه اصلی تب مشتری را باز کن، وارد لیست بدهکاران یا بستانکاران شو و دکمه + را بزن.
- در صفحه اصلی روی کارت افزودن مشتری بزن.
- وسط ثبت فاکتور، وقتی داری مشتری را انتخاب می‌کنی، همان‌جا مشتری جدید بساز.
فروشنده‌ها و عمده‌فروش‌هایی که از آن‌ها جنس می‌خری هم همین‌جا تعریف می‌شوند. برنامه بین «مشتری» و «تأمین‌کننده» فرقی نمی‌گذارد؛ همه طرف حساب تو هستند.
مراحل تعریف مشتری
۱. عکس (اختیاری)
اگر می‌خواهی مشتری را راحت‌تر در لیست پیدا کنی، از بارگذاری پروفایل مشتری برایش عکس بگذار.
۲. نام و شماره تماس
- نام: تنها فیلد اجباری فرم است. اگر خالی بماند، پیام «نام مشتری را وارد کنید» را می‌بینی.
- نام فروشگاه:، شماره تماس 1: و شماره تماس 2: اختیاری‌اند، ولی بعداً در جستجو کمکت می‌کنند.
۳. مانده حساب اولیه
اگر قبل از شروع کار با برنامه با این شخص حساب باز داشتی، مبلغش را در مانده حساب اولیه: بنویس و از ماهیت حساب: مشخص کن بدهکار است یا بستانکار. توضیح کاملش را پایین‌تر ببین.
۴. آدرس و توضیحات
با دکمه‌های آدرس و نوشتن توضیحات می‌توانی آدرس و هر یادداشتی درباره مشتری را اضافه کنی.
۵. ذخیره
دکمه ذخیره را بزن. پیام «مشتری با موفقیت ثبت شد.» نمایش داده می‌شود و فرم خالی می‌شود تا اگر خواستی، مشتری بعدی را وارد کنی.
اطلاعات مشتری فقط روی گوشی خودت ذخیره می‌شود و به هیچ سروری فرستاده نمی‌شود.
مانده حساب اولیه چیست؟
مانده حساب اولیه یعنی حساب این شخص قبل از اینکه حساب بان را شروع کنی. اگر حساب صافی داشتید، خالی‌اش بگذار.
- بدهکار: او از قبل به تو بدهکار بوده؛ مثلاً جنس نسیه برده و هنوز پولش را نداده.
- بستانکار: تو از قبل به او بدهکار بودی؛ مثلاً از او نسیه خرید کرده‌ای یا پیش‌پرداخت داده.
اگر مبلغ را بنویسی ولی ماهیت حساب را انتخاب نکنی، مانده به صورت بستانکار ذخیره می‌شود؛ یعنی انگار تو به او بدهکاری. پس همیشه ماهیت را انتخاب کن. اگر فرم را از لیست بدهکاران باز کرده باشی، «بدهکار» از قبل انتخاب شده است.
اگر بعداً فهمیدی مانده اولیه را اشتباه زده‌ای، روی مشتری بزن و ویرایش را انتخاب کن. در فرم ویرایش مشتری مانده اولیه را درست کن. مانده فعلی مشتری هم به همان اندازه جابه‌جا می‌شود؛ مثلاً اگر مانده اولیه بدهکار را از ۵۰۰٬۰۰۰ به ۷۰۰٬۰۰۰ تغییر بدهی، بدهی فعلی‌اش هم ۲۰۰٬۰۰۰ بیشتر می‌شود.
لیست بدهکاران و بستانکاران
در تب مشتری، مشتری‌ها بر اساس مانده حسابشان در دو لیست قرار می‌گیرند: بدهکاران (کسانی که به تو بدهکارند) و بستانکاران (کسانی که تو به آن‌ها بدهکاری). مشتری‌ای که مانده‌اش صفر است، در لیست بستانکاران دیده می‌شود.
- جستجو: با نام، شماره تماس، آدرس یا توضیحات مشتری.
- مرتب‌سازی: «نام مشتری (صعودی)»، «نام مشتری (نزولی)»، «کمترین بدهکار»، «بیشترین بدهکار»، «قدیمی‌ترین مشتریان» و «جدیدترین مشتریان».
روی هر مشتری بزن تا پنجره اطلاعاتش باز شود. آنجا ماهیت مشتری: و مانده حساب: را می‌بینی و سه دکمه داری: ویرایش، بایگانی و صورت حساب. با صورت حساب، همه فاکتورها، دریافت‌ها و پرداخت‌های این مشتری را یک‌جا می‌بینی.
اگر ماهیت و مانده حساب را نمی‌بینی، احتمالاً گزینه نمایش مانده حساب مشتری در تنظیمات › تنظیمات فاکتور خاموش است.
چه چیزهایی حساب مشتری را تغییر می‌دهد؟
تو لازم نیست مانده را دستی حساب کنی. هر سندی که به نام مشتری ثبت کنی، خودکار روی حسابش اثر می‌گذارد. «به سمت بدهکار» یعنی بدهی او به تو بیشتر می‌شود (یا بدهی تو به او کم می‌شود) و «به سمت بستانکار» برعکس.
| سند | اثر روی حساب مشتری |
|---|---|
| فاکتور فروش و فاکتور خرده فروشی | به سمت بدهکار |
| فاکتور خرید | به سمت بستانکار |
| فاکتور برگشت از فروش | به سمت بستانکار |
| فاکتور برگشت از خرید | به سمت بدهکار |
| وجه یا چکی که از او گرفته‌ای | به سمت بستانکار |
| وجه یا چکی که به او داده‌ای | به سمت بدهکار |
| پیش فاکتور | بدون اثر |
مشتری متفرقه
مشتری متفرقه را برنامه خودش ساخته است. برای فروش حضوری به کسی است که نمی‌خواهی اسمش را ثبت کنی.
- مانده حساب ندارد، چون پول فروش همان لحظه گرفته می‌شود.
- فقط در فاکتور خرده فروشی (و فروش سریع) و پیش فاکتور قابل انتخاب است.
- برای ثبت وجه و چک نمی‌توانی انتخابش کنی.
- بایگانی نمی‌شود.
برای فروش نسیه حتماً مشتری را با اسم تعریف کن تا طلبت در حسابش بماند.
بایگانی مشتری
اگر دیگر با کسی کار نمی‌کنی و نمی‌خواهی در لیست‌ها ببینی‌اش، روی او بزن و بایگانی را انتخاب کن. سؤال «این مشتری به بایگانی منتقل شود؟» را تأیید کن.
- مشتری بایگانی‌شده حذف نمی‌شود؛ فقط از لیست‌ها پنهان می‌شود. مانده و سوابقش سر جایش می‌ماند.
- برای دیدن مشتری‌های بایگانی‌شده، آیکون بایگانی بالای لیست را بزن تا صفحه بایگانی مشتریان باز شود.
- برای برگرداندن، روی مشتری بزن و بازگردانی را انتخاب کن.
اشتباه‌های رایج
- ماهیت حساب را انتخاب نکرده‌ای: مانده اولیه بستانکار ذخیره می‌شود و حساب مشتری برعکس می‌شود. از «ویرایش» درستش کن.
- یک نفر را دو بار تعریف کرده‌ای: حسابش بین دو مشتری تقسیم می‌شود و مانده هیچ‌کدام درست نیست. قبل از تعریف، اسمش را جستجو کن.
- فکر می‌کنی بایگانی حساب را صاف می‌کند: مانده مشتری بعد از بایگانی هم باقی می‌ماند و در گزارش‌ها حساب می‌شود.
- نسیه به مشتری متفرقه: این کار ممکن نیست. برای فروش نسیه، مشتری را با اسم تعریف کن.