حساب بان
ثبت درآمد و هزینه نسخه حرفه‌ای
آخرین به‌روزرسانی: مهر ۱۴۰۵ · نسخه ۳ حساب بان
هر مغازه‌ای غیر از خرید و فروش کالا، خرج‌های جاری هم دارد: اجاره، حقوق شاگرد، قبض برق و اینترنت. گاهی هم درآمدی جدا از فروش دارد. این‌ها را در بخش درآمد و هزینه ثبت کن تا موجودی صندوق و بانکت درست بماند و ببینی پولت بیشتر کجا خرج می‌شود.
رایگان یا حرفه‌ای؟ ثبت درآمد و هزینه، دسته‌بندی‌ها و نمودارش امکان نسخه حرفه‌ای است. اگر اشتراک نداشته باشی، با زدن این دکمه‌ها صفحه امکان نسخه حرفه‌ای و دکمه مشاهده پلن‌ها را می‌بینی. اطلاعاتی که ثبت کرده‌ای هیچ‌وقت قفل یا پاک نمی‌شود. جزئیات در راهنمای نسخه حرفه‌ای.
درآمد و هزینه چیست؟
- هزینه: پولی که برای اداره مغازه خرج می‌کنی ولی کالا نمی‌خری؛ مثل اجاره، حقوق، قبض برق، آب و اینترنت.
- درآمد: پولی که از راهی غیر از فروش کالا به دستت می‌رسد؛ مثلاً اجاره گرفتن بخشی از مغازه یا یک درآمد جانبی.
درآمد و هزینه به هیچ مشتری‌ای وصل نیست و روی صورت‌حساب مشتری‌ها اثری ندارد.
این «هزینه» را با ردیف هزینه داخل فاکتور اشتباه نگیر. هزینه فاکتور (مثل کرایه حمل) به مبلغ همان فاکتور اضافه می‌شود. اما هزینه‌ای که اینجا ثبت می‌کنی، خرج خود مغازه است.
مراحل ثبت درآمد یا هزینه
۱. باز کردن فرم
به تب صندوق برو و دکمه درآمد یا هزینه را بزن. می‌توانی از دکمه + هم گزینه افزودن درآمد یا افزودن هزینه را انتخاب کنی. در تب گزارشات هم دکمه + گزینه افزودن هزینه را دارد.
۲. مبلغ و حساب
- مبلغ: اجباری است و باید بیشتر از صفر باشد.
- به حساب: (برای درآمد) یا از حساب: (برای هزینه) را بزن و صندوق یا حساب بانکی را انتخاب کن. در این لیست، صندوق‌ها و حساب‌های بانکی جدا آمده‌اند. اگر حساب مورد نظرت نیست، از همین‌جا ایجاد صندوق یا ایجاد حساب بانکی را بزن.
۳. توضیحات، تاریخ و دسته‌بندی
- توضیحات: اختیاری است؛ مثلاً «اجاره مهر».
- تاریخ: به طور پیش‌فرض امروز است. با انتخاب تاریخ دریافت یا انتخاب تاریخ پرداخت عوضش کن. تاریخ باید داخل سال مالی فعال باشد.
- انتخاب دسته‌بندی: اختیاری است ولی توصیه می‌شود؛ مثلاً «اجاره» یا «قبوض».
۴. ذخیره
ذخیره را بزن. پیام درآمد با موفقیت ثبت شد. یا هزینه با موفقیت ثبت شد. را می‌بینی.
دسته‌بندی‌ها
برنامه دسته‌بندی آماده ندارد؛ دسته‌های خودت را بساز. در فرم درآمد یا هزینه، انتخاب دسته‌بندی و بعد افزودن دسته‌بندی را بزن:
- نام: اجباری است؛ مثلاً «حقوق».
- آیکون: با انتخاب آیکون یک شکل برایش بگذار.
- رنگ پس‌زمینه: اختیاری است.
دسته‌های درآمد و هزینه جدا هستند؛ دسته‌ای که در فرم هزینه می‌سازی فقط برای هزینه‌ها می‌آید.
نمودار درآمد و هزینه
در تب صندوق دکمه گزارشات را بزن. بالای صفحه بین درآمد و هزینه انتخاب کن و بازه زمانی را مشخص کن (پیش‌فرض «این هفته» است). نمودار دایره‌ای سهم هر دسته را به درصد نشان می‌دهد و زیرش جمع هر دسته آمده است. مواردی که دسته ندارند زیر بدون دسته جمع می‌شوند.
از گزارش وضعیت مالی هم با زدن مشاهده جلوی ردیف درآمد و هزینه صندوق به همین صفحه می‌رسی.
بعد از ثبت چه اتفاقی می‌افتد؟
- صندوق و بانک: درآمد به موجودی صندوق یا حسابی که انتخاب کردی اضافه می‌شود و هزینه از آن کم می‌شود.
- لیست صندوق: در تب صندوق، کارت همان حساب را انتخاب کن و در تب درآمدها یا هزینه‌ها ببینش.
- سود فروش: درآمد و هزینه در «سود فروش»، گزارش روزانه و کارت حاشیه سود صفحه اصلی حساب نمی‌شود. چرا؟ در سود فروش چطور حساب می‌شود؟ توضیح داده‌ایم.
نکته‌های مهم
- قبل از ذخیره مبلغ و حساب را دقیق بررسی کن.
- خرید کالا را اینجا ثبت نکن: کالایی که برای فروش می‌خری با فاکتور خرید ثبت می‌شود تا به انبار اضافه شود.
- حساب درست را انتخاب کن: اگر قبض را با کارت پرداخت کرده‌ای، «از حساب» را حساب بانکی بگذار، نه صندوق.
- چند دسته ساده بساز (مثل اجاره، حقوق، قبوض، متفرقه) تا نمودار واقعاً به دردت بخورد.